Canal de Denuncia WhistleB
DIRETRIZES DO CANAL DE DENÚNCIAS
1. Introdução – o que é o canal de denúncia e porque é importante?
A FUCOLI-SOMEPAL esforça-se por alcançar transparência e um elevado nível de ética empresarial. O canal de denúncias oferece a possibilidade de alertar a organização sobre fundamentadas suspeitas de infrações de uma forma confidencial. É um instrumento importante para reduzir os riscos e manter a confiança nas nossas operações, permitindo-nos detetar e agir numa fase precoce sobre possíveis condutas impróprias. A denúncia pode ser feita aberta ou anonimamente, sendo sempre garantida a confidencialidade das identidades e dos dados obtidos através da denúncia
2. Quando denunciar?
O canal de denúncia pode ser utilizado para nos alertar sobre graves riscos de irregularidades e/ou infrações que afetem a nossa empresa, trabalhadores e pessoas no geral, a sociedade ou o meio ambiente.
As questões denunciadas podem incluir infrações penais, irregularidades e violações da legislação da União Europeia ou nacional dentro do contexto do trabalho, como, por exemplo:
- Corrupção e irregularidades financeiras; por exemplo, subornos, concorrência desleal, branqueamento de capitais, fraude, conflito de interesses
- Violações em matéria de Saúde e Segurança; por exemplo, saúde e segurança no local de trabalho, segurança dos produtos, discriminação grave e assédio que são contra a lei
- Violações ambientais; por exemplo, o tratamento ilegal de resíduos perigosos
- Violações da privacidade e dados pessoais; por exemplo, utilização indevida de dados pessoais
Pede-se aos trabalhadores que contactem o seu superior hierárquico ou os Recursos Humanos para questões relacionadas com a insatisfação no local de trabalho ou assuntos relacionados, uma vez que estas questões não podem ser investigadas no âmbito do canal de denúncias.
O denunciante não precisa de ter provas absolutas para denunciar uma suspeita. Contudo, é proibida a comunicação deliberada de informações falsas ou maliciosas. O abuso do serviço de denúncia é uma infração disciplinar grave.
3. Como denunciar?
Há diferentes formas de denunciar:
- Alternativa 1: Caso opte por uma denúncia não anónima, poderá contactar a equipa de Recursos Humanos: Ana Martins (ana.martins@fucoli-somepal.pt), na Sede; e Soraia Silva (soraia.silva@fucoli-somepal.pt), na Filial.
- Alternativa 2: Caso opte por uma denúncia anónima ou confidencial, reportar a suspeita através do nosso Canal de Denúncia: https://report.whistleb.com/pt-PT/fucoli-somepal.
- Alternative 3: Nos termos do n.º 2 do artigo 7.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, poderá recorrer a um canal de denúncia externa das autoridades competentes.
Todas as denúncias recebidas serão tratadas confidencialmente. O canal de denúncia é administrado por WhistleB, um fornecedor de serviços externo, e todas as mensagens são encriptadas. Para assegurar o anonimato da pessoa que envia uma mensagem, WhistleB apaga todos os meta dados, incluindo os endereços IP. A pessoa que envia a mensagem também permanece anónima no diálogo subsequente com a equipa responsável por gerir o canal de denúncias
4. O processo de investigação
EQUIPA DE GESTÃO
O acesso às mensagens recebidas através do nosso canal de denúncias é restrito às pessoas nomeadas para tratar de casos de denúncia. As suas ações são registadas e o seu tratamento é confidencial. Quando necessário, outros indivíduos que acrescentem conhecimentos específicos à investigação poderão ser incluídos no processo de investigação. Estes indivíduos podem aceder aos dados relevantes e estão também vinculados ao dever de confidencialidade.
A equipa de gestão do Canal de Denúncias consiste em:
Dra. Ana Martins
Dra. Soraia Silva
RECEÇÃO DA DENÚNCIA
Uma vez recebida uma mensagem contendo uma denúncia, a equipa de gestão verifica a admissibilidade e credibilidade das suspeitas denunciadas. Se a denúncia for aceite, será aberta uma investigação interna com relação aos factos denunciados.
O denunciante receberá uma confirmação da receção da denúncia no prazo de sete dias, juntamente com informações sobre os requisitos, forma e admissibilidade da denúncia
A equipa de gestão não conduzirá investigações caso:
- Os factos alegados não possam ser objeto de denúncia, de acordo com as presentes diretrizes;
- Fique demonstrada má-fé ou conteúdo malicioso na denúncia reportada;
- Informações insuficientes para o prosseguimento das investigações;
- Se verifique a incompetência da Empresa para apreciar a denúncia, caso em que a equipa de gestão remeterá o processo para a entidade competente, devendo o denunciante ser notificado de tal facto;
- A suspeita denunciada já ter sido esclarecida e resolvida;
Se uma denúncia incluir questões não abrangidas pelo âmbito destas diretrizes, a equipa de gestão fornecerá ao denunciante as instruções apropriadas.
No prazo de 3 meses após a data de receção da denúncia, a equipa de gestão informará o denunciante sobre as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia.
INVESTIGAÇÃO
Todas as mensagens são tratadas com seriedade e de acordo com estas diretrizes do Canal de Denúncias.
- Nenhum membro da equipa de gestão, ou qualquer pessoa que participe no processo de investigação, tentará identificar o autor da denúncia.
- A equipa de gestão poderá, quando necessário, submeter perguntas e requerer maiores informações ao denunciante através do canal para comunicação anónima.
- Uma denúncia não será investigada por ninguém que possa estar envolvido ou ligado ao delito.
- As mensagens de denúncia são tratadas de forma confidencial pelas partes envolvidas.
- Auxílio externo à investigação, especializado na área investigada, poderá ser incluído na investigação.
- No prazo de 15 dias a partir da conclusão da investigação, o denunciante poderá requerer que empresa comunique o resultado da análise efetuada à denúncia.
5. Proteção de Dados e Privacidade
PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE
Um denunciante que reporte, de boa-fé, uma suspeita genuína ou apreensão de acordo com estas diretrizes não correrá o risco de perder o seu emprego ou de sofrer qualquer ato de retaliação.
Sujeito a considerações sobre a privacidade daqueles contra os quais foram feitas alegações, e quaisquer outras questões de confidencialidade, um denunciante será mantido informado dos resultados da investigação nos prazos legalmente estabelecidos.
Nos casos de alegadas infrações penais, o denunciante não anónimo será informado de que a sua identidade poderá ter de ser revelada durante o processo judicial.
PROCESSAMENTO DE DADOS PESSOAIS
Este serviço de denúncia pode recolher dados pessoais sobre pessoas especificadas numa denúncia/mensagem, a pessoa que envia a denúncia/mensagem (se não for enviada anonimamente) e qualquer terceira pessoa envolvida, a fim de investigar factos sobre os delitos declarados e comportamentos impróprios elegíveis ao abrigo do nosso código de conduta ou regras internas. Este processamento baseia-se em obrigações estatutárias e no interesse legítimo do controlador para prevenir riscos de reputação e para promover uma actividade empresarial ética. A descrição e os factos fornecidos no âmbito deste processamento são reservados apenas às pessoas competentes e autorizadas que tratam estas informações confidencialmente. Pode exercer os seus direitos de acesso, de rectificação e de oposição, bem como de tratamento limitado dos seus dados pessoais, de acordo com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Estes direitos estão sujeitos a quaisquer medidas de salvaguarda indispensáveis para impedir a destruição de provas ou outros obstáculos ao tratamento e investigação do caso. Os dados são armazenados dentro da UE. Para quaisquer outras questões ou reclamações, queira dirigir o seu pedido para Ana Martins (ana.martins@fucoli-somepal.pt) ou Soraia Silva (soraia.silva@fucoli-somepal.pt).
ELIMINAÇÃO DE DADOS
Os dados pessoais incluídos nas mensagens de denúncia e na documentação da investigação são apagados quando a investigação está concluída, com exceção de quando os dados pessoais devem ser mantidos de acordo com outras leis aplicáveis. A eliminação permanente é efetuada 30 dias após a conclusão da investigação. A documentação da investigação e as mensagens de denúncia arquivadas serão anónimas sob o RGPD; não incluirão dados pessoais através dos quais as pessoas possam ser direta ou indiretamente identificadas.
Nos termos do artigo 20.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, deverá ser mantido um registo das denúncias recebidas e conserve-las por um período mínimo de cinco anos.
CONTROLADOR DOS DADOS PESSOAIS:
A FUCOLI-SOMEPAL – Fundição de Ferro, S.A. é responsável pelos dados pessoais tratados no âmbito do canal de denúncias.
PROCESSADOR DOS DADOS PESSOAIS:
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) é responsável pela aplicação do canal de denúncia, incluindo o processamento de dados encriptados, tais como as mensagens de denúncia. Nem o WhistleB nem quaisquer sub-fornecedores podem decifrar e ler as mensagens. Como tal, nem o WhistleB nem os seus sub-processadores têm acesso a conteúdo legível da plataforma.